Rottakokeessa nimeltä lean työn johtamisessa

Poltin melkein itseni loppuun matkailualan johtotehtävissä reilut kymmenen vuotta sitten. Vastasin matkailualalla yrityksen Suomen verkkokaupasta ja markkinoinnista ja olin todellinen one-woman-show. Työ oli haastavaa ja kivaa, joten vauhtia riitti. Tuolloin kuitenkin ymmärsin, että töitä on aina enemmän kuin ehtii tehdä ja vain tiukasti johtamalla itseään pystyy olemaan työelämässä loppuelämänsä. Asiantuntijatyössä ja johtotehtävissä on aina – vapaa-ajallakin – kyse siitä, miten elämäänsä ja sen osana työtänsä johtaa.

Olen oivalluksen jälkeen johtanut omaa tekemistä tiukoin ottein ja tuloksellisesti. Olen vaatinut itseltäni noin 4 tuntia todella tehokasta työaikaa ja vain 3 tärkeää asiaa valmiina per päivä sekä yksi reilusti isompi kokonaisuus viikossa. Kun teen töitä, olen läsnä ja keskityn jokaiseen tehtävään – en esimerkiksi istu palavereissa läppärin kanssa. Nykyisen työni uuden liiketoiminnan pystyttämisessä pilkoin suoraan järkeviin kokonaisuuksiin per kuukausi ja per viikko: x määrää myyntiä, x määrää markkinointia, asiakastyötä, kehittämistehtäviä ja niin edelleen.

Ennen joulua päätimme Tuloksella siirtyä johtamaan työtä leanin keinoin. Minäkin askartelin itselleni juuri ennen joululomaa kanban-taulun. Johdan nyt työtäni taululla, jossa on 1. Backlog (“Läjä”), 2. Prio, 3. Doing, 4. Done. Näiden lisäksi näen taululta määrän, jonka olen hoitanut yhdessä viikossa ja kuukaudessa (Weekly output).

Palasin joululomalta tiistaina. Iltapäivään mennessä olin kehittänyt itselleni kunnon stressin: “töitä on aivan liikaa, en mitenkään ehdi tehdä kaikkea”. Tämä johtui siitä, etten ollut käyttänyt taulua ja mielessäni oli kaikki tekemättömät työt eri listoilta. Keskiviikkoaamuna otin lopulta taulun kunnolla käyttöön. Taulun kokoamisen myötä minulle tuli rauha: ei ole kiire; tänään pitää saada vain kaksi asiaa tehtyä.

Leanin suurin etu on tähän mennessä ollut se, että vaikka olen kaikenlaisia to do -listoja pitänyt, niin kanban-taulun kanssa listat saa näkyviksi yhteen paikkaan. Kirjoitan ihan kaikki mielessä pyörivät “todot” Backlogiin taululle, josta priorisoin kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Priorisoidulta listalta otan kerrallaan vain muutaman asian työstöön, joita sitten oikeasti teen. Näen jatkuvasti töiden etenemisen. Näen miten paljon olen saanut aikaiseksi, päivässä ja viikossa. Ehkä se suurin hyöty fyysisen taulun ylläpitämisestä on se, että jos käyttää pelkkiä post it -lappuja tai listoja, tulee ne heitettyä roskikseen. Taulultani näen tulokset eli tehdyn työn määrän: oho, kuinka paljon sain aikaiseksi tälläkin viikolla!

Tänään tein taulusta version 0.2 ja todennäköisesti seuraava versio on digitaalinen. Rottakoe jatkuu.

Vinkkejä leanin aloittamiseksi:
Aloita jostakin! Prosessia voi ja tuleekin kehittää, kaizen-filosofian mukaisesti. Tärkeintä on se, että pistät taulun pystyyn nyt. Tarvitset alkuun magneettitaulun (fläppitaulu) tai vaikka fläppipaperin, mustaa ohutta teippiä ja post it -lappuja.

Uimaradat. Jos teet useampaa vastuualuetta samalla, niin tee niille omat uimaradat. Olen jakanut omani kolmeen: asiakastoteutukset, myynti ja markkinointi sekä kehittäminen. Näin näen jatkuvasti, että kullakin kolmella tärkeimmällä osa-alueella asiat etenevät.

Osallista tiimisi ja koko yritys leaniin. Todellinen hyöty saadaan vasta kun voit omat muille kuuluvat taskit viedä toisen tiimin taululle – tiedät tarkalleen, millä prosessilla ja aikataululla tehtävä tulee “ulos”.

Varaa ad hocille tilaa. Vielä noin puolikas päivä menee pienempien asioiden hoitamiseen. Niitä ei ole edes välttämättä järkevää laputtaa. Yleensä laputan vasta noin tunnin vievät työt. Päätä sääntö laputtamiseen ja noudata sitä.

Lukuvinkkini, jos et vielä vakuuttunut: Sari Torkkola: Lean asiantuntijatyön johtamisessa.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s