Oletko viimeisimmän muutoksen lanseerauksen partaalla miettinyt, miten epävirallinen organisaatio otetaan mukaan muutokseen? No niinpä, harva on. Epävirallisen organisaation merkitys muutoksessa iskeytyi tajuntaani, kun tein Aalto EE:n kurssia Fundamentals of Change Management, jossa kyseisen asia oli yksi keskeisimmistä muutoksen johtamiseen liittyvistä asioista.

Yrityksissä on aina virallinen ja epävirallinen organisaatio. Virallinen organisaatio ei tarkoita sitä, että se olisi parempi tai huonompi kuin epävirallinen organisaatio. Muutoksissa kumpikin näistä on tärkeitä. Keskeistä on se, että jos muutosjohtamisessa ei ota huomioon epävirallista organisaatiota, niin muutos tuskin onnistuu.

Virallinen organisaatio on se organisaatio, joka organisaatiokaavioissa näkyy. Se on johtamisjärjestelmä, viralliset ohjeistukset ja tavat toimia. Epävirallinen organisaatio on yrityksessä olevat verkostot, mielipidevaikuttajat, nokkimisjärjestys, hiljainen tieto ja kirjoittamattomat säännöt.

Oman kokemukseni mukaan epävirallinen organisaatio vaikuttaa hyvin vahvasti niin muutoksessa kuin päivittäisessä työskentelyssä. Isoissa yrityksissä omaa agendaa täytyy tuoda jokaisella virallisella ja epävirallisella foorumilla esille, jos haluaa oman vastuualueensa asioiden etenevän. Täytyy siis toimia lähes lobbarin tavoin. Pienissä yrityksissä samoin, mutta vaikuttaminen on helpompaa, sillä erityisesti epävirallisia kohtaamisia on helpompi järjestää.

Muutoksessa täytyy ymmärtää, ketkä ovat ne keskeiset vaikuttajat, joiden kautta muutos lähtee tapahtumaan. Nämä vaikuttajat voivat olla keskeisillä paikoilla virallisessa organisaatiossa, mutta yhtä hyvin keskeisillä paikoilla epävirallisessa organisaatiossa. Jos mielipidevaikuttaja epävirallisesta organisaatiosta suhtautuu muutoksen epäillen, voi muutos hidastua tai pysähtyä kokonaan, jos häntä ei kyetä ottamaan mukaan muutokseen.

Menestyksekkäässä muutoksessa virallinen ja epävirallinen organisaatio kulkevat käsi kädessä ja tukevat toisiaan.